En la actualidad, abundan los gurús del mundo LegalTech; sin embargo, la mayoría carece del conocimiento técnico necesario o del entendimiento profundo del sector legal para lograr una implementación exitosa de alguna herramienta digital.
No se trata simplemente de seguir una moda. Sea cual sea el software o la tecnología en cuestión, su implementación debe seguir una serie de fases que garanticen su viabilidad y éxito a largo plazo. Se trata de utilizar tecnología que verdaderamente funcione.
Podemos dividir el proceso de implementación tecnológica en una firma en cuatro fases, cada una con actividades específicas que deben adaptarse al perfil de la organización: su estructura, tamaño, áreas de práctica, nivel de especialización de sus servicios y factores financieros, como el sistema de compensación y el modelo de facturación.
1. Diagnóstico Financiero y Estructural de la Firma
Antes de proponer la adopción de cualquier tecnología, la firma —o el especialista a cargo de la implementación— debe definir claramente cuánto desea invertir y analizar la viabilidad financiera del proyecto.
Además, es crucial evaluar la estructura de la firma. Factores como el tipo de servicios que ofrece son determinantes para conocer el alcance del proyecto. Por ejemplo, una firma con baja especialización tiende a atender un mayor volumen de clientes, lo cual facilita la automatización de sus procesos, teniendo en cuenta que requieren un alto nivel de concurrencia.
En contraste, las firmas de alta especialidad requieren tecnologías más enfocadas al legal research o a expertise information, es decir, herramientas centradas en la toma de decisiones de alto valor, especialmente diseñadas para asuntos complejos.
Esta fase debe concluir con un informe detallado que defina la necesidad tecnológica real:
¿Se requiere automatización? ¿Ciencia de datos? ¿Machine learning? ¿Un ERP?
Todo suma, pero la clave está en la integración, basada siempre en necesidades concretas y medibles.
2. Selección de Tecnología y Proveedores
Una vez diagnosticadas las necesidades, es momento de seleccionar la tecnología adecuada. La firma tiene dos caminos: desarrollar soluciones internas o subcontratar servicios externos, siendo esta última la opción más recomendable en la mayoría de los casos.
Se deben evaluar múltiples aspectos: la relación costo-beneficio, la experiencia del proveedor, la calidad del servicio, la escalabilidad, el soporte técnico y la compatibilidad con los sistemas actuales de la firma.
3. Implementación
La implementación es una etapa crítica, sin importar si se trata de un dashboard, un agente de IA, un ERP o cualquier otra solución. El éxito dependerá, en gran parte, de las capacidades técnicas del equipo implementador.
Dado que el sector jurídico tiene particularidades muy específicas, la firma debe garantizar que el sistema cumpla con los estándares del sector. En este punto, conviene distinguir entre dos tipos de software:
Administrativo: orientado a la gestión interna y operativa de la firma.
De procesos: enfocado en las actividades diarias que realizan los profesionales jurídicos.
La implementación debe contar con supervisión profesional, ya sea directamente por parte de la firma o por un tercero experto en la tecnología específica.
4. Evaluación
La última fase consiste en medir el impacto y los resultados de la tecnología implementada. Si, por ejemplo, se adopta una herramienta de análisis de datos que produce informes abundantes, pero poco útiles para la toma de decisiones, se considerará una implementación fallida.
Reflexión Final
El objetivo no es simplemente implementar tecnología, sino asegurar que esta se adapte al sector jurídico y a la estructura de la firma, mejorando realmente los procesos y resultados.
Hoy en día, desde la administración de contratos hasta el legal analytics, pasando por el legal research y la gestión operativa, cualquier tipo de tecnología debe implementarse de forma consensuada y planificada. Ya no se trata de seguir modas, sino de adoptar soluciones que generen valor real y medible para la firma.
Y no está de más decir que la implementación de una herramienta u otra traerá desafíos y subfases con características muy distintas, sin dejar de lado, como es evidente, que en cada etapa se abordan aspectos de cultura organizacional que deben ser manejados acorde al tipo de firma.
Joan Denilson Agudelo Toro – IS&CO
